A szabadságértesítő riport alanyai a HR keresőben kijelölt dolgozók lesznek. Csak azokat a dolgozókat tudja az ügyintéző a keresőben megkeresni és látni, akikre van jogosultsága szervezeti egység szinten.
A lekérdezés eredménye egy .rar kiterjesztésű fájl, amelyben a dolgozók egyesével szerepelnek a sablon alapján és tartalmazza részletesen a dolgozó szabadságait.