Humánerőforrás-terv
A létszám- és bérkeret tervezés modul használatával a HR kontroller ügyintézők pozíció és cég szinten tervezhetik a bérköltségeket. Lehetőségük nyílik arra, hogy akár havi-heti szinten ellenőrizzék, hogy a bérkeretet túllépték-e vagy megtakarítás keletkezett. A megtakarítás felhasználása szabályozható, engedélyhez kötötté tehető a szervezet belső szabályzatai alapján.
A folyamat magas szinten: a HR kontroller felhasználó elkészíti a bázistervet, amelyet kiadhat a vezetőnek, akik javaslatokat tehetnek a tartalmával kapcsolatban. A javaslatokkal ellátott tervek, a felsővezetőkkel való egyeztetés után jóváhagyásra kerülnek. A jóváhagyott terveket a vezetők megtekinthetik. A HR kontroller a teljes szervezetre vonatkozóan, a vezető a saját területére vonatkozóan terv-tény monitoring tevékenységet végezhet.
A bér- és létszám-tervezési folyamat a Műveletek/HR Kontrolling/Humán erőforrás terv menüpontból indítható. A „+” jelre kattintva lehet felvenni az új tervet.
A megnevezés, és indoklás megadása után az előre beállított értékekből kiválasztható a tervezési periódus (Beállítások / HR kontrolling / Tervezési periódusok).
A Bázis dátum megadásánál két szempontot kell figyelembe venni:
- a bázistervezés során a rendszer azokat a pozíciókat veszi figyelembe, amelyek a bázisdátumon az érvényes szervezeti struktúrában szerepelnek és az érvényessége át fed a tervezési periódus időszakával
- azokat a figyelembe vett pozíciókat betöltő dolgozókat vesszük figyelembe, akiknek ezen a napon érvényes, munkavégzésre irányuló jogviszonya van.
A Vezetők által megtekinthető checkbox kitöltését az új terv felvételénél még nem javasolt. A terv elkészítése, ellenőrzése, és esetleges módosítása után, a felületre visszalépve lehet és érdemes a véglegesített tervet a vezetők számára megtekinthetővé tenni.
A Rendben gomb megnyomása után, a következő paraméterablakra lépve kell megadni a Humánerőforrás-terv létrehozásának módját.
Amennyiben a Mentés bázisterv generálással módot választjuk, úgy a megadott értékek alapján a program a terv adatokat legenerálja. A Mentés bázisterv generálás nélkül mód esetén adatokat nem tölt a program, egy üres terv táblát kapunk, amelybe manuálisan írhatók be az adatok.
A Következő gomb megnyomása után a generálás szabályait kell megadnunk. Lehetőség van:
- Besorolási bér típusú tervsorok tervezésére (állandó juttatás képernyőn rögzített adatok figyelembe vételével). A mátrix tábla, amelyben megadható, hogy aktív, illetve inaktív pozícióbetöltések/ek esetén hogyan készüljön el a generálás. A tábla alapértelmezett értékkel fel van töltve, szükség esetén módosítható.
- Cafeteria tervezésére (pozíció óraszám arányosan fix havi értéket megadva). A program egységes kerettel tervez. A tervezés paramétereinél célszerű az előző évi átlagos érték alapján megadni a havi keretösszeget.
A program lehetőséget nyújt arra, hogy a terv generálásakor megadjuk azt, hogy figyelembe vegye-e a határozott idejű szerződéseket, illetve a jogviszony végének a dátumát. A két paramétert HR kapcsolat típusra lehet beállítani. Pl.: ha van egy olyan 41-es jogviszonyú személy, akinek fél évente van szerződése, de a szerződés folyamatos megújításra kerül, akkor a felhasználó megadhatja a program számára, hogy ne vegye figyelembe a vége dátumot.
Ha egy tervezett fizetésemelést is figyelembe akarunk venni a tervezésnél, akkor megadható a béremelés kezdete (év-hónap), valamint az, hogy az emelés mely juttatáscsoportot/csoportokat és milyen mértékben (%) érint. A következő paramétermezőben megadható, hogy a szótárparaméterekben beállított (munkakör, besorolási bér típusú juttatások) bérminimumokat figyelembe vegye a program vagy nem. Fenti paraméterek megadása után, a Mentés, generálás gombra kattintva elindul a bázisterv legenerálása. A generálás háttérfolyamat, a felületén ellenőrizhető hogy hol tart, illetve megtekinthető az eredménye (sikeres vagy sikertelen).
A sikeresen lefutott generálás után a Humánerőforrás terv képernyőre visszatérve, amennyiben szükséges, a felhasználó megnézheti a legenerált terv paramétereit (nagyító ikonra kattintva), valamint ha szükséges, módosíthatja, kiegészítheti a terv megnevezését, indoklását (ceruzás ikon).
A Humánerőforrás terv elkészítése után a HR kontroller a vezetők által megtekinthetővé és szerkeszthetővé teheti az előkészített tervet.
A megtekintésen túl szerkesztésre is kiadhatjuk a tervet a HR kontroller a vezetőknek.
Ha engedélyezett a vezetők részére a megtekintés, akkor aktívvá válik a „lakat” ikon. A lakatra kattintva a vezetők részére szerkesztésre is kiadható a terv. A szerkesztésre kiadásnál beállítható email küldés, illetve egy határidő, ameddig a vezető szerkesztheti a kiadott tervet. Amennyiben a szerkesztési lehetőség visszavonásra kerül, úgy erről is email értesítő megy az érintett vezetőknek. A láthatóvá tételt és a szerkesztésre kiadhatóságot nem befolyásolja, hogy a terv jóváhagyott-e vagy sem.
A Humánerőforrás képernyőn, a lakat ikonra kattintva adhatja meg a felhasználó a kiadás paramétereit:
Kiadás után a lakat állapota "nyitottá" válik:
A nyitott állapotú lakatra kattintva a HR kontroller felhasználó bármikor visszaveheti a szerkesztés jogát a vezetőktől.
Ha a checkboxot a felhasználó kipipálja, úgy a beállítások figyelembe vételével (milyen vezetői szintig van engedélyezve a megtekintés: Beállítások / HR kontrolling / Általános / Legmélyebb szervezeti szint) a terv láthatóvá válik a vezetői portál felületen.
Ugyan itt végezhető el a terv másolása. Például negyedéves újratervezéskor, amikor egy már legenerált bázistervet frissíteni akar a felhasználó. A másolás során a már bérszámfejtett időszakra vonatkozó tervadatok másolásra kerülnek; a még nem bérszámfejtett, hátralévő időszakokra (időszak kezdete dátum megadása alapján) az aktuális adatok alapján a rendszer újratervezésre képes..
A legenerált, ellenőrzött, esetlegesen vezetők által is szerkesztett, véleményezett bázisterv végső jóváhagyása is ezen a felületen történik a pipa, jóváhagyás funkció segítségével. Jóváhagyott terv a későbbiekben már nem módosítható. Egy terv periódushoz csak egy jóváhagyott terv tartozhat. Amennyiben ugyan ahhoz a terv periódushoz újabb tervet hagy jóvá a felhasználó, akkor az előzőnek „jóváhagyott – felülbírált”-ra változik a státusza.
A Humánerőforrás-terv képernyőn előzetesen legenerált terveket a Műveletek/HR Kontrolling/Pozíció bér- és létszámtervek menüpont alatt tekintheti meg a felhasználó.